Kundenservice · 26 Aufgaben
Postfach, Rückrufe, Termine und Reklamationen
Kundenservice ist Erreichbarkeit, ohne selbst am Telefon zu sitzen: Postfach betreuen, Rückrufe erledigen, Termine bestätigen und daran erinnern, Reklamationen sachlich aufnehmen. Was eine Entscheidung von dir braucht, kommt gebündelt und mit Vorschlag — nicht als Frage zwischen zwei Baustellen.
Der Anlass
Daran merkst du, dass es hier klemmt
Im Postfach stehen dreihundert ungelesene Nachrichten.
Rückrufe bleiben liegen, weil sie zwischen zwei Terminen nie passen.
Kunden vergessen Termine und der Monteur fährt umsonst.
Reklamationen werden im Ärger beantwortet, wenn abends Zeit ist.
Die Aufgaben
26 Aufgaben in Kundenservice
Postfach betreuen
Dein Mail-Postfach täglich gesichtet, sortiert und beantwortet — Wichtiges landet bei dir.
Telefonnotizen abarbeiten
Jeder Rückrufwunsch wird erledigt oder terminiert — nichts versandet.
WhatsApp-Kanal betreuen
Kundenanfragen per WhatsApp beantwortet, in deinem Ton, mit deiner Freigabe.
Reklamationen aufnehmen
Strukturierte Aufnahme mit Fotos, Datum und Vorschlag zum weiteren Vorgehen.
Reklamationen nachverfolgen
Der Kunde weiß immer, wo seine Reklamation steht — und du auch.
Rückfragen klären
Fehlende Angaben beim Kunden einholen, damit dein Auftrag weiterlaufen kann.
Zufriedenheitsanrufe
Nach Abschluss rufen wir an, fragen nach und melden dir ehrliches Feedback.
Terminbestätigungen und Erinnerungen
Kunden werden erinnert — weniger geplatzte Termine, weniger Leerlauf.
Terminverschiebungen managen
Wenn etwas dazwischenkommt, informieren wir alle Beteiligten und finden neue Termine.
Kundenanfragen dokumentieren
Jede Anfrage erfasst mit Anliegen, Status und Verantwortlichem.
Beschwerdebriefe beantworten
Sachliche, deeskalierende Antworten — von dir freigegeben, bevor sie rausgehen.
Kulanzfälle vorbereiten
Sachverhalt, Historie und Vorschlag auf einem Blatt — du entscheidest in einer Minute.
Wartelisten kommunizieren
Kunden in der Warteschlange bleiben informiert statt genervt.
Auftragsstatus kommunizieren
Kunden erfahren proaktiv, wann geliefert oder gearbeitet wird.
Feedback einsammeln
Kurze Nachfrage nach jedem Auftrag — Ergebnisse monatlich gebündelt.
Kundenportal-Anfragen bearbeiten
Anfragen aus Portalen und Kontaktformularen täglich beantwortet.
Abwesenheitsvertretung
Im Urlaub bleibt dein Postfach betreut — Dringendes erreicht dich, der Rest wartet sortiert.
Notdienst-Anfragen vorsortieren
Echte Notfälle sofort zu dir, alles andere in die normale Planung.
Ersatzteil- und Nachlieferwünsche aufnehmen
Anliegen erfasst, geprüft und als fertiger Vorgang an dich übergeben.
Anleitungen und Merkblätter erstellen
Pflegehinweise oder Bedienungshilfen für deine Kunden, verständlich geschrieben.
Kundenkonten aktuell halten
Neue Adressen, Ansprechpartner und Vereinbarungen sofort nachgetragen.
Absagen freundlich formulieren
Wenn du einen Auftrag nicht willst: eine Absage, die die Tür offen lässt.
Öffnungszeiten und Erreichbarkeit kommunizieren
Betriebsferien und Änderungen überall dort angekündigt, wo Kunden hinschauen.
Schadensmeldungen vorbereiten
Alle Unterlagen für die Versicherung gesammelt und vorformuliert.
Mahnungen von Kunden prüfen
Eingehende Zahlungserinnerungen geprüft und mit Empfehlung vorgelegt.
Kundenhistorie zusammenstellen
Vor schwierigen Gesprächen: alles, was je mit diesem Kunden lief, auf einer Seite.
Die anderen Bereiche
Was noch dazugehört
Für welche Betriebe
Wo dieser Bereich am meisten trägt
Schick uns eine Sprachnachricht zu deinem letzten Auftrag. Vier Stunden später liegt das fertige Angebot im Postfach. Kostenlos, ohne Verpflichtung.