Verwaltung · 30 Aufgaben
Angebote, Rechnungen, Mahnungen und Ablage
Verwaltung ist der Papierkram, der Geld bewegt: Angebote schreiben, Rechnungen stellen, offene Posten verfolgen, Belege vorsortieren, Fristen im Blick behalten. Du schickst die Eckdaten als Sprachnachricht oder Foto, das fertige Dokument liegt binnen vier Stunden zur Freigabe bei dir — in deiner Vorlage, mit deinen Preisen.
Der Anlass
Daran merkst du, dass es hier klemmt
Angebote entstehen abends am Küchentisch und gehen deshalb Tage nach dem Ortstermin raus.
Rechnungen liegen Wochen, weil erst der Papierstapel sortiert werden müsste.
Niemand weiß, wie viel Geld gerade draußen steht.
Der Steuerberater fordert jedes Quartal dieselben Belege nach.
Nicht dabei: Buchhaltung, Steuererklärung und Jahresabschluss gehören nicht dazu. Belege werden digitalisiert, benannt und vorsortiert — gebucht wird beim Steuerberater.
Die Aufgaben
30 Aufgaben in Verwaltung
Angebote schreiben
Aus deiner Sprachnachricht wird ein fertiges Angebot in deinem Layout — mit deinen Preisen.
Rechnungen erstellen
Rechnung mit allen Pflichtangaben, fertig zum Versand oder schon verschickt.
Auftragsbestätigungen versenden
Der Kunde hat die Bestätigung im Postfach, bevor du vom Termin zurück bist.
Lieferscheine erstellen
Lieferschein passend zum Auftrag, als PDF oder ausgedruckt beim Kunden.
Gutschriften erstellen
Korrekte Gutschrift mit Bezug zur Ursprungsrechnung, dokumentiert und abgelegt.
Mahnwesen führen
Offene Rechnungen im Blick, freundliche Erinnerung bis dritte Mahnung — du gibst jede Stufe frei.
Offene Posten überwachen
Wöchentliche Liste, wer wie viel schuldet und seit wann.
Belege digitalisieren und vorsortieren
Alle Belege gescannt, benannt und für deinen Steuerberater vorsortiert.
Ablage strukturieren
Eine Ordnerstruktur, in der du jedes Dokument in 30 Sekunden findest.
Papier-Rückstau abarbeiten
Der Stapel aus drei Monaten ist gescannt, sortiert und abgelegt.
Fristen überwachen
Kein verpasster Termin mehr — wir erinnern dich rechtzeitig, mit Vorlauf.
Verträge erfassen und Kündigungsfristen notieren
Übersicht aller Verträge mit Laufzeit, Kosten und letztem Kündigungstag.
Versicherungsunterlagen ordnen
Alle Policen an einem Ort, mit Übersicht, was wann fällig ist.
Formulare ausfüllen
Anträge und Formulare fertig vorbereitet — du musst nur noch unterschreiben.
Behördenpost vorbereiten
Antwortschreiben an Ämter formuliert und versandfertig zur Freigabe.
Stundenzettel erfassen
Handgeschriebene Zettel werden zu sauberen Stundenübersichten pro Auftrag.
Aufmaße und Notizen übertragen
Zettelwirtschaft von der Baustelle wird zur sauberen Aufstellung.
Handschriftliches abtippen
Notizen, Listen und Protokolle digital erfasst und ordentlich formatiert.
Vorlagen erstellen
Angebots-, Rechnungs- und Briefvorlagen in deinem Auftritt — einmal sauber, immer wieder nutzbar.
Preislisten pflegen
Deine Preisliste aktuell gehalten, alte Versionen archiviert.
Kundenakten anlegen und pflegen
Zu jedem Kunden eine vollständige Akte: Kontakte, Aufträge, Besonderheiten.
Serienbriefe erstellen
Ein Schreiben an 200 Empfänger, jeder persönlich angesprochen.
Protokolle schreiben
Aus deinen Besprechungsnotizen wird ein sauberes Protokoll für alle Beteiligten.
Dokumente formatieren und korrigieren
Rechtschreibung, Aufbau, Layout — das Dokument sieht aus wie vom Profi.
Nachunternehmer-Unterlagen einsammeln
Freistellungsbescheinigungen und Nachweise vollständig und aktuell.
Gewährleistungsfristen dokumentieren
Übersicht aller Projekte mit laufenden Fristen und Enddatum.
Bautagebuch führen
Deine täglichen Notizen werden zum fortlaufenden, sauberen Bautagebuch.
Zähler- und Wartungsnachweise dokumentieren
Alle Nachweise erfasst, abgelegt und bei Bedarf sofort auffindbar.
Digitale Ordnerstruktur aufbauen
Dein Laufwerk aufgeräumt: klare Ordner, klare Namen, keine Duplikate.
Unterschriftsmappen vorbereiten
Alles, was deine Unterschrift braucht, gesammelt und vorbereitet — einmal pro Woche.
Die anderen Bereiche
Was noch dazugehört
Für welche Betriebe
Wo dieser Bereich am meisten trägt
Schick uns eine Sprachnachricht zu deinem letzten Auftrag. Vier Stunden später liegt das fertige Angebot im Postfach. Kostenlos, ohne Verpflichtung.