Ratgeber
Bürokraft einstellen oder Büroarbeit abgeben — was rechnet sich?
Kurz gesagt
Pro bezahlter Stunde ist eine Anstellung fast immer günstiger: eine qualifizierte Bürokraft kostet den Betrieb rund 27 bis 30 € je Stunde, ein Dienstleister 40 bis 50 €. Der Unterschied liegt darin, was bezahlt wird. Eine Teilzeitkraft mit 20 Stunden in der Woche wird für rund 87 Stunden im Monat bezahlt, auch wenn nur 30 davon gebraucht werden — dann kostet die genutzte Stunde über 80 €. Rechnet man auf die Stunden, die wirklich anfallen, lohnt sich eine Teilzeitstelle ab etwa 60 Stunden Büroarbeit im Monat, eine Vollzeitstelle ab etwa 115. Unter diesen Werten entscheidet nicht der Preis, sondern ob du für die kleine Stundenzahl überhaupt jemanden findest.
Der Monatsbetrag ist nicht das Gehalt
Wer über eine Bürokraft nachdenkt, rechnet meist mit dem Bruttogehalt. Der Betrieb zahlt aber mehr. Auf das Brutto kommen die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, gut ein Fünftel obendrauf. Dazu kommt der Arbeitsplatz: Rechner, Bildschirm, Schreibtisch, Telefon, Programme. Zweihundert Euro im Monat sind dafür knapp gerechnet, nicht großzügig.
Was in dieser Rechnung noch fehlt, lässt sich schwer in eine Zahl fassen: dreißig Tage Urlaub, Krankheitstage, die Einarbeitung in den ersten Wochen, Kündigungsschutz nach der Probezeit. Und die Zeit, die du selbst mit Anleiten verbringst — in kleinen Betrieben ist das der Posten, den niemand mitrechnet.
Zähl erst, dann rechne
Die wichtigere Frage kommt vor dem Preis: Wie viele Stunden Büroarbeit fallen bei dir im Monat wirklich an. Fast niemand weiß das, und die Schätzung liegt in beide Richtungen weit daneben.
Nimm dir vier Wochen und notiere, wann du Büroarbeit machst. Nicht genau auf die Minute — Viertelstunden genügen. Was dazugehört:
- Angebote schreiben, auch die abgebrochenen
- Rechnungen stellen und offene Posten verfolgen
- Anfragen beantworten, per Mail, Telefon oder Nachricht
- Termine legen, verschieben, bestätigen
- Material bestellen und Lieferungen nachverfolgen
- Belege sortieren, ablegen, suchen
- Alles, was du am Sonntag machst, weil es unter der Woche nicht ging
Bezahlte Stunden und gebrauchte Stunden
Jetzt lässt sich vergleichen — und hier wird es unangenehm für die bequeme Antwort. Pro bezahlter Stunde ist eine Anstellung günstiger als jeder Dienstleister. Das ist kein Nachteil des Modells, das ist Arithmetik: Ein Dienstleister muss Löhne, Ausfall und Verwaltung in seinem Stundensatz unterbringen.
Die letzte Spalte ist die entscheidende. Sie sagt, ab wie vielen tatsächlich gebrauchten Stunden im Monat die Stelle günstiger wird als das günstigste Operell-Paket.
| Lösung | Bezahlte Stunden | Kosten im Monat | Je bezahlte Stunde | Lohnt ab |
|---|---|---|---|---|
| AnstellungAushilfe, etwa 10 Stunden in der Woche | 40 | 1.216 € | 30 € | 30 Std |
| AnstellungTeilzeit, 20 Stunden in der Woche | 87 | 2.411 € | 28 € | 60 Std |
| AnstellungVollzeit, 40 Stunden in der Woche | 174 | 4.621 € | 27 € | 116 Std |
| OperellPaket Basis | 10 | 499 € | 50 € | — |
| OperellPaket Betrieb | 20 | 899 € | 45 € | — |
| OperellPaket Komplett | 40 | 1.599 € | 40 € | — |
Was die Zahlen wirklich sagen
Eine Anstellung bezahlt Anwesenheit. Ein Dienstleister bezahlt Ergebnisse. Deshalb hängt alles an der Frage, wie viele Stunden bei dir wirklich anfallen — und ob sie jeden Monat anfallen.
Wenn du deutlich über den Werten der letzten Spalte liegst und die Arbeit gleichmäßig kommt, ist die eigene Kraft die günstigere und die bessere Lösung. Dann solltest du einstellen, und niemand sollte dir etwas anderes verkaufen.
Wenn du darunter liegst oder wenn die Menge schwankt, zahlst du bei einer Anstellung Stunden mit, die es nicht gibt. Und dann kommt der Punkt, den keine Tabelle zeigt: Für zwanzig oder dreißig Stunden im Monat existiert auf dem Arbeitsmarkt keine Stelle. Davon kann niemand leben, also bewirbt sich niemand. Das ist der eigentliche Grund, warum kleine Betriebe kein Büro haben — nicht der Preis.
Was die Rechnung nicht zeigt
Drei Dinge stehen in keiner Tabelle und entscheiden trotzdem mit.
Erstens: Findest du überhaupt jemanden. Eine Bürokraft für fünfzehn Stunden in der Woche, die Angebote schreiben kann und den Ton deiner Kunden trifft, ist auf dem Arbeitsmarkt kaum zu bekommen. Viele Betriebe rechnen mit einer Stelle, die dann zwei Jahre unbesetzt bleibt.
Zweitens: Was passiert im Urlaub. Eine Person im Büro heißt, dass in vier Wochen im Jahr niemand im Büro ist. Bei einem Dienstleister ist Vertretung eingebaut, weil dort mehrere Leute an deinem Betrieb arbeiten.
Drittens: Wie schnell du wieder herauskommst. Ein Arbeitsvertrag nach der Probezeit ist eine Bindung über Jahre. Ein Monatsvertrag ist eine Bindung über einen Monat. Das ist kein Argument gegen Anstellung — aber es ist der Unterschied, der bei einem schlechten Jahr zählt.
So entscheidest du
Zähl vier Wochen. Halte deine Stundenzahl gegen die letzte Spalte der Tabelle. Liegst du darüber und kommt die Arbeit gleichmäßig, dann stell jemanden ein — und rechne mit einer langen Suche.
Liegst du darunter, oder schwankt die Menge, oder läuft die Suche schon und es passiert nichts: dann ist ein Dienstleister die ehrlichere Antwort. Nicht weil er günstiger je Stunde wäre — er ist es nicht. Sondern weil er zu einer Menge passt, für die es keine Stelle gibt.
Häufige Fragen
Wie viel kostet eine Bürokraft in Teilzeit den Betrieb?
Bei 21 € Bruttostundenlohn und 20 Stunden in der Woche sind das rund 1.830 € brutto im Monat. Mit den Arbeitgeberanteilen und etwa 200 € für Arbeitsplatz und Programme zahlt der Betrieb rund 2.400 € — also etwa 28 € je bezahlter Stunde. Urlaub, Krankheitstage und Einarbeitung sind darin nicht eingerechnet.
Ab wie vielen Stunden lohnt sich eine eigene Bürokraft?
Gerechnet auf die Stunden, die wirklich gebraucht werden: eine Aushilfe ab etwa 30 Stunden im Monat, eine Teilzeitkraft ab etwa 60, eine Vollzeitkraft ab etwa 115. Darunter zahlt eine Anstellung Stunden mit, die es nicht gibt — und für so kleine Stellen findet sich ohnehin kaum jemand.
Kann ich beides kombinieren?
Ja, und das ist häufiger sinnvoll als es klingt. Eine Aushilfe für die festen Routinen im Haus, ein Dienstleister für die Spitzen und für alles, was Fachwissen braucht. Wer eine Stelle nicht besetzen kann, verliert damit wenigstens keine Zeit.
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