Ratgeber
Angebot schreiben: was reingehört und woran Aufträge scheitern
Kurz gesagt
In ein Angebot gehören sechs Dinge: die Leistung in Positionen aufgeteilt, Mengen und Einzelpreise, die Gesamtsumme mit Steuerausweis, ein Ausführungszeitraum, Zahlungsbedingungen und ein Gültigkeitsdatum. Verloren gehen Aufträge aber seltener am Preis als an der Geschwindigkeit: Wer drei Tage nach dem Ortstermin schreibt, konkurriert mit dem, der am Abend geschrieben hat. Ein Angebot, das am Tag des Termins beim Kunden liegt, gewinnt auch dann öfter, wenn es nicht das günstigste ist.
Geschwindigkeit schlägt Preis
Die meisten Betriebe glauben, sie verlieren Aufträge am Preis. Häufiger verlieren sie sie an der Zeit. Wer beim Ortstermin am Dienstag war und am Freitag schreibt, konkurriert mit jemandem, der am Dienstagabend geschrieben hat.
Der Grund ist einfach: Ein Kunde, der ein Angebot in der Hand hat, vergleicht. Ein Kunde, der auf ein Angebot wartet, sucht weiter. Wer zuerst liefert, bestimmt, woran die anderen gemessen werden.
Daraus folgt eine unangenehme Konsequenz für den Alltag: Ein Angebot, das perfekt ist und drei Tage braucht, ist schlechter als ein sauberes, das am selben Abend rausgeht.
Die sechs Bestandteile
Ein Angebot muss nicht lang sein. Es muss vollständig sein. Sechs Dinge fehlen nie:
- Die Leistung in Positionen, nicht als ein Block. Ein Kunde, der eine Position streichen kann, streicht sie — und beauftragt den Rest. Bei einer Pauschale sagt er ab.
- Mengen und Einzelpreise. Wer nur eine Summe nennt, wird nachverhandelt. Wer Positionen zeigt, wird gefragt.
- Gesamtsumme netto, Steuersatz, Bruttosumme. Bei Bauleistungen an Unternehmen: der Hinweis auf § 13b UStG, wenn er greift.
- Ausführungszeitraum, auch wenn er ungenau ist. „Kalenderwoche 34 bis 36“ ist besser als nichts, weil es die zweitwichtigste Frage des Kunden beantwortet.
- Zahlungsbedingungen. Anzahlung, Zahlungsziel, Skonto, wenn du eines gibst. Was nicht im Angebot steht, kann man auf der Rechnung schwer nachfordern.
- Gültigkeitsdatum. Materialpreise schwanken. Ohne Datum gilt dein Angebot in der Vorstellung des Kunden ein Jahr.
Fünf Fehler, die Kunden abschrecken
Diese Punkte kosten Aufträge, ohne dass der Kunde sie erwähnt.
- Fachbegriffe ohne Erklärung. Der Kunde weiß nicht, was eine Konterlattung ist, und fragt nicht nach — er vergleicht mit dem Angebot, das er versteht.
- Ein Preis ohne erkennbare Grundlage. Bei zwei Angeboten über 8.400 € und 9.100 € gewinnt das, bei dem man sieht, woraus die Summe entsteht.
- Keine Ansprache. „Sehr geehrte Damen und Herren“ an einen Menschen, dessen Namen du beim Ortstermin gehört hast, wirkt wie ein Serienbrief.
- Keine Erwähnung des Gesprächs. Zwei Sätze, die auf den Ortstermin Bezug nehmen, machen aus einem Formular ein Angebot für diesen einen Kunden.
- Ein Anhang, den man nicht öffnen kann. Alles, was nicht als PDF kommt, wird auf dem Handy nicht gelesen.
Nachfassen: wann und wie oft
Ein Angebot ohne Nachfassen ist halb verschickt. Die meisten Kunden antworten nicht, weil sie ablehnen, sondern weil sie es aufgeschoben haben.
Ein brauchbarer Rhythmus: nach drei Werktagen ein kurzer Anruf, nicht per Mail. Nach weiteren sieben Tagen eine Mail mit einer konkreten Frage — nicht „haben Sie schon entschieden“, sondern „passt der Termin in Kalenderwoche 35 noch für Sie“. Danach einmal nach vier Wochen, und dann ist es abgeschlossen.
Wer absagt, sollte gefragt werden, warum. Nicht um zu diskutieren, sondern um es zu wissen. Wenn dreimal hintereinander der Preis genannt wird, liegt es am Preis. Wenn dreimal der Termin genannt wird, liegt es nicht am Preis.
Was du dafür brauchst
Am wenigsten ein Programm. Was hilft, ist eine Vorlage, in der die sechs Bestandteile schon stehen, eine Preisliste, die stimmt, und ein Weg, das Angebot am Tag des Termins fertigzumachen — auch wenn der Termin um 17 Uhr endet.
Häufige Fragen
Wie lange sollte ein Angebot gültig sein?
Zwei bis vier Wochen sind üblich und bei schwankenden Materialpreisen auch angebracht. Wichtig ist, dass ein Datum drinsteht: Ohne Frist geht ein Kunde davon aus, dass der Preis unbegrenzt gilt.
Soll ich im Angebot Positionen einzeln ausweisen oder pauschal anbieten?
Positionen einzeln. Ein Kunde, dem eine Position zu teuer ist, streicht sie und beauftragt den Rest. Bei einer Pauschale sagt er zum Ganzen ab, weil er nicht sehen kann, wo er sparen könnte.
Wie oft darf man nach einem Angebot nachfragen?
Dreimal ist üblich und wird nicht als Drängeln empfunden: nach drei Werktagen ein Anruf, nach etwa zehn Tagen eine Mail mit einer konkreten Frage, nach vier Wochen ein letztes Mal. Danach gilt es als abgelehnt.
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